Tudo aquilo que é simples raramente é fácil. E a metodologia dos OKR é prova disso mesmo: um ponto de partida simples onde o erro, para lá do problema, faz parte da solução.
Num mundo cada vez mais competitivo, a empresa tem de repensar a sua lógica de gestão. Os modelos tradicionais de gestão estão obsoletos e a realidade é que os conceitos do séc. XIX e XX são usados em empresas do séc. XXI.
É fundamental optar por metodologias de gestão que convivam facilmente com a constante capacidade de adaptação exigida num curto espaço de tempo.
Porque agilidade é palavra de ordem e a mudança uma constante diária no dia-a-dia das empresas, as empresas que querem sobreviver têm de conseguir atualizar-se.
O termo “OKR” – objetivos e resultados chave, em português – é cada vez mais habitual nos dias que correm, mas a sua história remonta ao ano de 1954, quando Peter Druker, considerado por muitos como sendo o pai da gestão moderna, inventou aquilo que veio a ser o ponto de partida para uma visão renovada do mundo e do trabalho: o MBO – Management By Objectivos.
Mais tarde, em 1968, Andy Groove co-fundou a Intel e desenvolveu o MBO, criando ainda a metodologia OKR que usamos hoje e em 1974, John Doerr juntou-se à Intel, onde teve oportunidade de aprender tudo sobre esta metodologia.
Ao tornar-se investidor da Google, em 1999, apressou-se a implementá-la e a provar inequivocamente o seu sucesso na gestão de metas de uma empresa.
Netflix, Spotify, Oracle, BMW, são apenas algumas das milhares que se seguiram.
Visão global, transparência, compromisso, agilidade. Palavras-chave que destacam as vantagens da metodologia dos OKR, quando comparadas a outras metodologias de gestão frequentemente adotadas. Eles ativam uma predisposição para a mudança em que o tempo e o diálogo são os seus melhores aliados.
Andy Grove acreditava que uma hora e meia do tempo de um gestor pode melhorar a qualidade do trabalho de cada colaborador em duas semanas.
Esta metodologia promove o alinhamento entre pessoas, estratégia e operação. Para além disso, ao implementá-la, os gestores têm possibilidade de estar um passo à frente, antecipar necessidades e não perderem o foco de cada objetivo traçado no início do ano.
Objectives and Key Results: duplo impacto nas empresas
Empresas melhor geridas alcançam melhores resultados e os OKR podem ser determinantes para que isto seja possível.
Os OKR são fáceis de entender e facilitam conversas focadas, aumentam o engagement. Desta forma, são promotores de empresas mais rápidas, ágeis e que executam com eficácia a sua estratégia.
Como?
A adoção de OKR na sua empresa e a cadência mais curta que os caracteriza promovem a agilidade e predisposição para a mudança, exigem foco naquilo que mais importa e a transparência promove o alinhamento multifuncional.
Hoje, a equipa de gestão de uma organização tem de estar preparada para dar resposta, acima de tudo, em duas áreas distintas:
- Business as Usual, os processos habituais que servem para entregar um bom produto e um bom produto ao cliente de forma sustentável, centrado no objetivo da empresa em ter clientes, colaboradores e acionistas satisfeitos;
- Estratégia, normalmente anual, com uma visão mais a longo prazo que permite aproveitar oportunidades e reagir atempadamente às ameaças.
Porém, sabia que segundo um estudo do MIT, 80% das empresas falha na implementação da sua estratégia e que 87% dos colaboradores esquece-a ao longo do ano?
Isto acontece porque,
- A estratégia anual da empresa é rapidamente esquecida por todos os colaboradores, incluindo os líderes;
- Pouco envolvimento dos colaboradores, o que faz com que os objetivos sejam encarados como uma simples tarefa;
- Ausência de foco: há demasiados objetivos o que dificulta a sua concretização.
Desenvolvidos para criar mudanças sustentáveis no desempenho através de uma metodologia de gestão ágil, os OKR permitem otimizar os processos sem perder o foco dos objetivos da empresa a curto prazo, facilitando a mobilização de toda a empresa rumo ao alinhamento sincronizado e à eficiência operacional.
Razão que explica o facto desta metodologia conseguir criar impacto, não só no negócio como também nas pessoas: para além de promover o alinhamento e o foco da organização para aquilo que é prioritário – um aspeto que permite atingir os objetivos estratégicos – os OKR têm um grande impacto na responsabilização do cumprimento de objetivos, motivação por se identificarem com o propósito e na compreensão deste impacto no seu todo.
A metodologia dos Objectives and Key Results permitem definir quais os objetivos principais a cumprir, as métricas que irão medi-los e as várias iniciativas que desencadeia até ser concretizado.
Um exemplo de OKR?
Aumentar as visitas ao site de 10 para 20 por hora é inspirador e altamente mensurável, concorda?
A regra dos três Fs: foco, feedback e flexibilidade
A agilidade é uma característica intrínseca da metodologia dos OKR na qual, tanto as equipas como os líderes assumem um papel diferente de outrora.
Segundo um estudo da Gallup, 22% dos funcionários sentem que os líderes têm uma direção clara para a organização e apenas 13% dos funcionários americanos concordam que a liderança da sua organização comunica efetivamente com os colaboradores.
A liderança é, por isso, um dos aspetos que facilitam o sucesso da estratégia das empresas, até porque uma das mais famosas Leis de Murphy defende que “dois monólogos não fazem um diálogo”.
Groove e a sua metodologia vão ao encontro desta ideia: também ele destacou a importância do diálogo nas organizações e em relação a todas as pessoas que a compõem. Por isso, a valoriza não só o acompanhamento das equipas como também a existência de um líder próximo e cúmplice.
A prová-lo, o chamado top down and bottom up defende que as direções de top devem pedir às equipas para definirem os seus próprios objetivos para que possam ir ao encontro dos objetivos anteriormente definidos no planeamento estratégico da empresa.
Ao haver objetivos específicos de cada equipa – de topo e estratégicos, táticos e operacionais, de equipa – todos sabem exatamente de que forma estão a contribuir para o sucesso da estratégia da empresa.
Ao acompanhamento dado aos objetivos e iniciativas das várias equipas chamamos check in regulares. Traduzem-se numa reunião entre equipas que assegura o conhecimento de tudo aquilo que se passa e se estamos a caminhar em direção aos nossos objetivos estratégicos.
Estas reuniões aumentam 19% a produtividade das equipas, ocupando apenas 1,6% do seu tempo.
Chegados a este ponto, aprender com os erros é tão importante quanto celebrar as vitórias: as reuniões de debrief devem ser realizadas com o maior número possível de pessoas envolvidas de forma a que todos percebem tudo aquilo que foi feito: bem ou mal.
Estes três fatores – definição de objetivos, check ins e revisão – que irão determinar aquilo que irá acontecer no ciclo seguinte, cada um deles, habitualmente, com a duração de três meses. A transparência e o diálogo transformarão a empresa numa learning company, um fator decisivo da sua competitividade.
O ciclo dos OKR
Num caminho onde a aprendizagem constante faz parte das regras, o erro é, assim, encarado como normal. Segundo a metodologia dos OKR, também um um erro vale mais do que mil palavras: execution is the game.
As ações e iniciativas concretas que os OKR originam permitem atingir o sucesso da estratégia definida através da correção, adaptação e, até, substituição de algumas delas.
Aprender é o melhor remédio
Os OKR – Objectives and Key Results – favorecem o alinhamento de toda a empresa, um alinhamento que deve ser bilateral: os colaboradores envolvem-se e sentem-se envolvidos na estratégia da empresa.
Para que a implementação tenha sucesso, e dada a facilidade de cair em erros evitáveis, é necessário estar atento e ter consciência de que há passos que devem ser dados com cautela, de forma a conseguir passar uma mensagem que seja compreendida por todos.
É preciso ter disponibilidade para aprender e perceber qual a melhor forma de envolver a organização, como irá fazê-lo e quando.
Para Ricardo Parreira, CEO da PHC Software, tudo deve começar por aqui:
- Cativar as pessoas principais
O CEO e a administração da empresa devem ser os primeiros a sentirem-se mobilizados com a implementação desta nova metodologia. Só depois é possível conseguir passar a mensagem aos restantes elementos das equipas.
- Experimentar através de projetos piloto
É fundamentar escolher uma equipa que irá “testar” a nova metodologia do início ao fim, ou seja, desde a estratégia até à execução.
- Garantir o acompanhamento das equipas
Escolher bem as pessoas que irão acompanhar as equipas é determinante para garantir o sucesso na implementação dos OKR. Um acompanhamento eficaz, mais do que antecipar ou evitar problemas, permite agir na altura certa.
- Planear um arranque mais alargado
Alargar a metodologia dos OKR a outras equipas, envolvendo-as na estratégia. Só assim é possível sentirem que fazem parte e que toda a empresa está mobilizada e aumentar o compromisso.
- Partilhar com cada colaborador os conceitos-chave
Como vimos anteriormente, apesar dos Objectives and Key Results serem uma metodologia simples, a sua implementação é difícil. É necessário sensibilizar os colaboradores para os novos conceitos que traz, explicá-los até serem assimilados e, só assim, poderão integrar-se na rotina da empresa.
- E depois de aprender, aprender ainda mais
Porque cada empresa tem características que as diferenciam das demais, é importante compreender que, apesar de ter uma base simples, esta é uma metodologia flexível que pressupõe aprendizagens e adaptações contínuas.
Tudo isto resultará num negócio mais alinhado e em que as prioridades estão bem definidas. Ao reduzir a hipótese de serem esquecidas ou sobrepostas, permite alcançar resultados melhores. Por outro lado, se existir um maior envolvimento de todos, os colaboradores sentem-se mais motivados e, com isso, felizes.
Ao implementar a metodologia dos OKR, os gestores têm possibilidade de estar um passo à frente. Eles são a chave para o sucesso de uma empresa, garantindo a concretização de uma estratégia vencedora e um passo definitivo rumo à excelência na gestão.
Negócio mais rentáveis, pessoas mais motivadas.
Fazer diferente está nas suas mãos: comece hoje mesmo a trabalhar na implementação de OKR, crie impacto no negócio e impacto nas pessoas, com uma metodologia de gestão comprovada.