Apesar de já estar previsto antes da pandemia, a covid-19 fez com que o QR Code passasse a ser uma realidade cada vez mais evidente e presente nos dias de hoje.

As empresas tiveram de se adaptar e criar mecanismos para conseguir responder a este “novo normal”. O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, veio regulamentar e alterar diversas obrigações fiscais relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, bem como a conservação dos elementos da contabilidade das empresas.

Este diploma introduz o QR Code e ATCUD nas faturas permitindo uma simplificação na comunicação de faturas por parte de pessoas singulares para determinação das respetivas despesas dedutíveis em sede de IRS, tendo também como objetivo o combate à economia informal, à fraude e evasão fiscal. Desta forma, as faturas e documentos fiscalmente relevantes passam a ter de conter estes elementos.

Prevista para início de 2021, a obrigatoriedade de inclusão destes elementos nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes foi prorrogada para janeiro de 2022 com a aprovação do Orçamento do Estado, tendo a proposta de suspensão desta medida sido aprovada nas votações na especialidade do OE devido à pandemia.

Código QR nas faturas: o que é e quais os benefícios fiscais para as empresas?

Por ser um código bidimensional, o QR Code pode ser rapidamente lido pelos equipamentos indicados para esse efeito. O facto de ser bidimensional permite-lhe conter informações tanto na vertical como na horizontal, possibilitando o armazenamento de centenas de vezes mais dados do que o código de barras tradicional.

É normal que já tenha encontrado um QR Code numa das suas faturas, uma vez que passou a poder ser incluído, de forma facultativa, nas faturas e documentos fiscalmente relevantes, a partir do início de 2021, muito devido ao benefício fiscal, criado pelo Governo, para quem o adotasse e aplicasse nas suas faturas.

Este benefício consistiu numa majoração em:

140% nos gastos de implementação para quem o fizesse até final do 1º trimestre de 2021;
130% para as empresas que implementassem os mesmo até ao final do 1.º semestre de 2021;
120% nas demais situações.

Para que seja possível incluir o QR Code nas faturas, ele deve obedecer às especificações técnicas definidas pela Autoridade Tributária (AT) na Portaria n.º 195/2020. O QR Code irá conter os principais elementos de uma fatura, tais como os dados do fornecedor e adquirente, as bases tributáveis e taxas de IVA dos bens e/ou serviços, mas não irá conter a discriminação de cada produto adquirido. Deve ser colocado na primeira ou última página com o tamanho mínimo de 3×3 cm.

O que precisa de saber sobre o ATCUD?

Segundo o Decreto Lei 28/2019, “os sujeitos passivos devem comunicar por via eletrónica à AT, antes da sua utilização, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado”.

Ou seja, para além do QR Code, os documentos de faturação deverão ainda incluir o ATCUD, o Código Único de Documento.

O ATCUD é, assim, o composto da junção do código de validação da série e o número sequencial do documento dentro da série. Entende-se por código de validação da série o número obtido junto da Autoridade Tributária, após a comunicação da respetiva série, composto por uma cadeia no mínimo de 8 caracteres.

Por cada série documental comunicada, a AT atribui um código que deve integrar o ATCUD. Esta comunicação irá permitir controlar os documentos emitidos pelas empresas.

O ATCUD deve ser colocado imediatamente acima do QR Code e em documentos com mais do que uma página deve constar em todas elas.

Até ao momento, a AT não dispõe ainda de mecanismos para a comunicação, por parte das empresas, das séries de documentos fiscalmente relevantes. Por isso, é impossível gerar o ATCUD para incluí-lo nos documentos, pelo que a sua aplicação não pode verificar-se, ficando a sua menção junto ao QR Code vazia – ou seja “ATCUD 0”.

A solução PHC CS

A sua empresa deve estar preparada para esta mudança de forma eficaz e simplificada. Um software de gestão à altura das exigência irá fazer toda a diferença na adaptação da sua empresa às novas exigências.

O software PHC CS está preparado para garantir o cumprimento desta obrigação e, assim, contribuir para a eficácia do sistema tributário na luta contra a fraude e evasão fiscal, simplificando ainda a validação das faturas.

É fundamental ter um software atualizado para responder a esta obrigação legal, a partir de janeiro 2022.